【主題學習】效率祕技／作分類，時間規畫更有效率

每個人每天都有大大小小的事情需要處理，如果沒有規畫流程，日子一定會亂成一團。所以為事情排定優先順序，正是妥善管理時間的重要第一步。但事情眾多，該怎麼安排呢？《個人時間管理》一書建議，首先，先在腦中回憶一下自己的目標，判斷出各項工作對自己目標達成的重要性。 接著，再依照工作的「重要性」和「緊急性」，將其分為A、B兩類，A類為今天必須完成的工作，其餘的則歸B類。要注意的是，A類工作不一定比B類重要，而是對今天而言，A類工作應該優先於B類處理。而一般來說，不論是A類或B類工作，都可以再分成以下3種類型：

A.欲交代部屬或他人處理的工作。 　B.需要與人聯絡協調的工作。 　C.必須親自單獨處理的工作。

作者建議，一天的時間安排上，最好就照這3項的順序處理。優先處理「欲交代部屬或他人處理的工作」，是因為別人也有自己的工作規畫排程，如果能儘早將需要對方處理的工作告訴他，對他人和自己都是一大方便。 接著處理「需要與人聯絡協調的工作」，理由是因為現代人工作忙碌，找人不是一件容易的事。但由於每個人早上都一定得進辦公室，所以一早就撥電話的話，順利 聯絡上的機率最大，就算對方還未進辦公室，也可留言請他回電，避免錯過。而且及早聯絡，對於見面等時間安排也較容易，不然等到下午才聯絡，一旦對方沒法空 出時間，事情就必須拖到隔天進行。 等 做完前面兩項需要和人聯絡溝通的事項，即可處理「必須親自單獨處理的工作」。重點在於不管有多少會要開，一定要每天為自己空出兩段、每段約1～2小時的專 心時間，全心處理工作不被打擾。當然每天上班時間都會不斷湧入許多瑣事，若不是非常緊急，就將其挪前或延後，不要打斷既定的專心時間。 規畫完成後就可開始執行，在還沒完成A類工作前，不可以處理B類工作。屬於同類工作的優先順序，則沒有特別的規定，但必須遵守一次只做一件事的原則，也就 是「做完一件工作後，才可以開始下一件工作」，因為根據調查顯示，變換工作順序，正是浪費時間的主因之一。 天下班前看看自己完成了幾樣工作，雖然不一定每天都能將希望完成的AB兩類工作全部做到，但只要你能依據重要的次序處理事情，最重要的A類工作必定會都已完成了。（取材自《個人時間管理》，遠流出版。）

本文章由經理人月刊提供。整理‧撰文／謝明彧